Jednym z elementów analizowanych podczas badania Due Diligence są kwestie związane z obszarem kadrowo-płacowym. Waga tej analizy jest istotna, bowiem w przypadku startup-ów koszty osobowe stanowią znakomitą większość całkowitych kosztów działania spółki. Jest to obszar o tyle niewdzięczny do analizy, że znajduję się na pograniczu typowego badania finansowego, jak i prawnego. Z doświadczenia wiemy, że największym wyzwaniem w procesach Due Diligence są obszary, w których każdy z doradców ma przekonanie, że dany temat nie znajdują się całościowo w zakresie zleconych prac. Niestety z reguły jest tak, że takiego przekonania nie podziela inwestor, który liczy, że tematy stykowe są pokrywane podwójnie.

Poniżej prezentujemy kluczowe punkty, na które zwracamy uwagę podczas analizy kwestii kadrowo-płacowych.

Setup zatrudnienia

Pierwszym krokiem jest identyfikacja osób współpracujących ze spółką oraz określenie charakteru tych relacji (umowa o pracę, umowa B2B, umowa zlecenie itp.). Przy analizie tego punktu praktycznie zawsze pojawia się pytanie, czy w przypadku osób zatrudnionych na B2B nie ma de facto mowy o świadczeniu stosunku pracy i jakie z perspektywy spółki zostały przedsięwzięte kroki służące rozróżnieniu tych dwóch form współpracy. Niestety w tym miejscu nie mamy dobrych wiadomości, bowiem pomimo jednoznacznego ryzyka prawnego, skutkującego reklasyfikacją umów B2B do umów o pracę, praktyką rynkową jest wymienne stosowanie tych dwóch form. Należy jednak wskazać, że wśród podmiotów aktywnie wykorzystujących wsparcie grantowe, czy wsparcie publiczne, zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę jest częstsze i wynika z łatwiejszej kwalifikowalności kosztów klasycznych form zatrudnienia vs. B2B.

Wzory Umów

Drugim krokiem jest weryfikacja wzorów umów i zapisów dotyczących stałych i zmiennych elementów wynagrodzenia stosowanych przez spółkę. Ważnym jest również, aby potwierdzić zakres materiałów przekazywanych pracownikowi oraz listę dokumentów wymaganych do podjęcia współpracy. Należy zwrócić uwagę, aby w przypadku pracowników zaangażowanych w rozwój oprogramowania, a pracujących w oparciu o kontrakt B2B, umowa określała sposób ewidencji wytworzonych produktów prac oraz regulowała kwestie przeniesienia praw autorskich.

Kompletność danych

Ważnym elementem przy analizie procesów kadrowo-płacowych podczas badania Due Diligence jest weryfikacja kompletności dokumentacji pracowniczej. Nie chodzi o przeglądaniu setek teczek pracowniczych, ale o potwierdzenie, że w spółce działa wyporny proces związany z przeglądem i uzupełnianiem braków w dokumentacji pracowniczej. Jest to proces istotny, gdyż w większości przypadku prowadzenie kadr i płac jest przekazywane do podmiotów zewnętrznych, a zarządzający w spółce mogą żyć w przeświadczeniu, że przekazanie procesu na zewnątrz zdejmuje z nich odpowiedzialność za kompletność tego procesu. Takie założenie jest błędne, bowiem nawet jeśli całości dokumentacji utrzymywana jest po stronie specjalistycznych usługodawców, to sama spółka winna mieć dostęp do tych danych.

Rozliczenia czasu pracy

Kluczowym elementem bieżących procesów kadrowo-płacowych jest także ewidencja czasu pracy oraz jego alokacji do poszczególnych projektów. Ma to szczególne znaczenie w przypadku spółek  korzystających z różnego rodzaju programów wsparcia czy ulg podatkowych, gdzie szczegółowe przypisanie kosztów jest wymagane.

Naliczenia wynagrodzenia

Elementem analizy jest również proces miesięcznego naliczenia i wypłaty wynagrodzeń. W ramach tej weryfikacji chodzi o określenie sposobu kalkulacji wynagrodzenia poszczególnych pracowników, sposobu rozliczenia i jego terminowość. Z reguły w ramach tego punktu analizowany jest arkusz zawierający wszystkie składowe wynagrodzeń w ramach organizacji. Obok technicznej weryfikacji poprawności, ważnym jest, aby potwierdzić proces kompletacji danych. Jest to o tyle problematyczne, że wymaga weryfikacji procesu pozyskiwania informacji pracowniczych, jak również weryfikacji sposobu przekazywania danych na linii spółka – podmiot obsługujący sprawy kadrowo-płacowe.

Kalkulacja wynagrodzeń

Obecnie w większości podmiotów proces kalkulacji list płac wraz z określeniem zobowiązań składkowych i podatkowych jest realizowany automatycznie w dedykowanych programach kadrowych, a głównym ryzykiem jest brak cyklicznego updatu bądź ręczne zmiany parametrów kalkulacji.  Należy jednak mieć na uwadze, że takie systemy są tak dobre, jak poprawny jest setup pracownika oraz kompletność dostarczonych danych.

Miesięczne deklaracje

Z administracyjnego punktu widzenia, kluczowymi dokumentami rozliczeniowymi są przygotowywane cyklicznie deklaracje składane do ZUS i US (zarówno te zbiorcze, jak i te szczegółowe). Weryfikacja danych w tym zakresie może być utrudniona, bowiem naliczenia list płac odbywa się po miesiącach za jakie wynagrodzenie jest należne, natomiast rozliczenia publiczno-prawne prowadzone są w oparciu o wypłacane wynagrodzenia. W rezultacie uzgodnienie tych dwóch perspektyw może być utrudnione, zwłaszcza w sytuacji, gdy dany podmiot wypłaca wynagrodzenia w sposób nieregularny.

Zaświadczenia o braku zaległości

Kluczowym elementem wymaganym przy każdym badaniu Due Diligence jest potwierdzenie salda zobowiązań wobec ZUS i US. Oczywiście optymalną sytuacją jest, gdy spółka jest w stanie przedstawić zaświadczenie o braku zalegania w ZUS i US. Jest to szczególnie istotne w przypadku podmiotów, które mają praktycznie formalny zakaz inwestowania w podmioty, które mają zaległości w publiczno-prawne.

Weryfikacja księgowa

Pomimo, że w teorii naliczenia kadrowo-płacowe winny być realizowane bez zbędnej zwłoki, a ewidencja księgowa powinna umożliwiać rozgraniczenia pomiędzy poszczególnymi operacjami, zdarzają się jednak sytuacje, że konta księgowe nie odzwierciedlają poprawnych sald rozrachunków. W takiej sytuacji spółka winna dokonać uzgodnienia takich pozycji.  Dotyczy to także rozrachunków z pracownikami, gdzie niejednokrotnie ewidencjonowane są inne pozycje (np. zwroty kosztów pokryte przez pracowników, transakcje opłacone służbowymi kartami).

Wynagrodzenie kluczowego personelu

Często spotykanym rozwiązaniem jest pobieranie wynagrodzenia przez kluczowy personel z więcej niż z jednego tytułu prawnego. Najczęściej spotykanym połączeniem jest uchwała o powołaniu (minimalizacja obciążeń publiczno-prawnych) w połączeniu z umową B2B. W takiej sytuacja należy upewnić się, że zakres obowiązków w ramach poszczególnych aktywności jest jasno określony, a wynagrodzenie z tytułu kontraktu B2B nie obejmuje czynności, które są związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem.

Kontrole i spory

W ramach badania Due Diligence należy uzyskać od spółki listę historycznych i aktualnie toczących się sporów i kontroli, wraz z pełną dokumentacją. Takie zestawienie może wskazać występujące w spółce defekty procesowe oraz pomóc w odpowiedzi na pytanie, czy w spółce nastąpiły zmiany ograniczające możliwość wystąpienia podobnych zdarzeń w przyszłości.

Miękki HR

Na koniec warto dodać, że w ramach klasycznego badania Due Diligence aspekty związane z miękkim HR (czyli pozyskanie pracownika, utrzymanie pracownika, kultura korporacyjna, czy rotacja pracowników) są praktycznie zawsze pomijane.

Podsumowanie

Obszar rozliczeń pracowniczych jest jednym z kluczowych obszarów w działalności startupu, bowiem wydatki pracownicze stanowią kluczowy koszt działania dla większości nowych innowacyjnych spółek. Zlecając badania Due Diligence należy upewnić się, że aspekty związane z rozliczeniami pracowniczymi są objęte zakresem badania, a podmiot, któremu takie zadanie zostało powierzone ma kompetencje w tym zakresie.

W Genprox realizujemy badania due diligence i przeprowadzimy Cię przez cały ten proces – tak, abyś w pełni świadomie mógł podjąć decyzję inwestycyjną.

Oprócz badania Due Diligence pomożemy Ci również z wyceną startupu czy przedsiębiorstwa.