Badanie Due Diligence – co to jest? Dlaczego i kiedy się wykonuje?

Bardziej szczegółowe wyjaśnienie pojęć znajduje się poniżej.

Należyta staranność

Przeprowadzając Badanie Due Diligence należy dokonać całościowej analizy pokrywanego tematu. Niedopuszczalną praktyką jest skupianie się jedynie na łatwych obszarach analizy, pozostawiając problematyczne zagadnienia bez badania. Nieakceptowalne jest także przenoszenie odpowiedzialność za kwestie problematyczne na Spółkę poprzez stosowanie oświadczeń i zapewnień. 

Ważnym jest jasne określenie ram czasowych dla prowadzonej Analizy Due Diligence. Prowadzone Badanie Due Diligence nie powinno być  skupione jedynie na stanie obecnym, ale również obejmować uzgodniony z klientem okres historyczny. Te ramy czasowe należy jasno komunikować, tak aby nie budować przeświadczenia, że analizowana jest cała historia Spółki.

Badania Due Diligence z uwagi na obszerną materię praktycznie nigdy nie obejmują całej historii i wszystkich operacji badanego podmiotu. Dlatego należy mieć świadomość, że należyta staranność połączona z odpowiednim próbkowaniem jest jedynie sposobem ograniczenia ryzyka pominięcia istotnych elementów z analizowanego obszarze. Należy również zwrócić uwagę, że Analiza Due Diligence nigdy nie da 100% pewności zgodności Spółki z wszelkimi zewnętrznymi regulacjami.  Wynika to zarówno z niedostatków wiedzy eksperckiej, jak również z błędów wynikających z samego procesu próbkowania. Należy pamiętać jednak, że dobrze skrojony proces daje statystycznie istotną pewność dla prowadzonej analizy.

Z uwagi na szeroki obszar analizy oraz ograniczenia czasowe, wyróżnikiem dobrze przeprowadzonego Badania Due Diligence jest odpowiednie ocena biznesowa przedstawionej dokumentacji. Z udostępnionego zestawu danych należy bowiem wyselekcjonować dwie grupy treści:

• Kluczowe umowy i relacje biznesowe, które należy przeanalizować całościowo, łącznie z motywami stojącymi za podjęciem takich, a nie innych decyzji biznesowych.
• Obszary wysoko wolumenowe, w których ryzyko błędów lub zaniechań wynika z powtarzalnego procesu. Tego typu dane należy analizować bazując na stosownej próbie, z uwzględnieniem zasad poprawnego próbkowania.

W zakresie należytej staranności należy wskazać, że niejednokrotnie ważniejszą jest analiza tego, co nie zostało udostępnione niż analiza tego, co zostało przekazane. Taka analiza wymaga wiedzy eksperckiej oraz rozeznania branży, w której operuje dany podmiot.

Należyta staranność wymaga również, aby Analizy Due Diligence nie była jedynie opisem stanu faktycznego, ale również zawierała rekomendacje w zakresie zidentyfikowanych ryzyk.

Bezstronność oceny

Należy pamiętać, że przeprowadzając Badanie Due Diligence znajdujemy się pomiędzy dwiema stronami, które niejednokrotnie posiadają sprzeczne interesy biznesowe. Spółce zależy na maksymalizacji wartości inwestycji przy minimalizacji oddawanego pakietu. Potencjalnemu Inwestorowi na minimalizacji wkładu i/lub maksymalizacji nabywanego pakietu.

Na rynku występują różne praktyki w zakresie udostępnienia raportów. Rozsądnym jest założenie, że kluczowe wnioski płynące z przeprowadzonej Analizy Due Diligence zostaną skonfrontowane ze Spółką. Dlatego też sporządzając Analizę Due Diligence, należy być gotowym na weryfikację tez głoszonych przez badaną Spółkę.  Ma ona zarówno żywotny interes w obronie swojego stanowiska, jak również niewspółmiernie dużą wiedzę dotyczącą wewnętrznych procesów i zdarzeń historycznych. 

Zasada należytej staranności wymaga badania trudnych obszarów, co czasem wymaga konfrontacji ze Spółką w zakresie merytorycznym. W takich przypadkach profesjonalne Badanie Due Diligence obejmuje dokładny faktograficzny opis procesu analizy, wnioski oraz rekomendacje.

Działanie w najlepszym interesie klienta

Usługa Badania Due Diligence ma niestandardową charakterystykę. Zlecającym jest najczęściej potencjalny Inwestor,  natomiast stroną ponoszącą koszty może być zarówno Spółka, jak i Inwestor. Najczęściej płacącym jest:  

• analizowana Spółka (przynajmniej częściowo) – w przypadku dojścia do skutku inwestycji,
• Inwestor – w przypadku fiaska inwestycji.

Tak ułożony proces oznacza wprost, że formalnym klientem jest Inwestor i to on określa ramy współpracy. Dotyczy to zarówno sposobu komunikacji, jak również przekazywania wniosków i rekomendacji.

W przypadku wielu procesów inwestycyjnych, inwestorzy preferują podejście partnerskie do realizowanych projektów due diligence. W takim podejściu, minimalizacja dystansu oraz formalności jest pożądana, ponieważ pozwala na bieżące rozwiązywanie potencjalnych defektów w analizowanych obszarach. W takim modelu, kluczowe obszary ryzyka są wspólnie rozwiązywane, tak aby przyspieszyć i uprościć proces inwestycyjny.

Zaadresowanie oczekiwań klienta jest kluczowe w kontekście stworzenia finalnego materiału. Raport z badania Due Diligence trafiają z reguły do dwóch typów odbiorców:

• osób odpowiedzialnych za finansowanie inwestycji,
• analityka finansowego/inwestycyjnego.

Dla pierwszej z tych grup ważną cechą dobrego Badania Due Diligence jest umiejętnie zsyntetyzowana informacja zarządcza. Przedstawiona informacja powinna być na tyle syntetyczna, aby potencjalny Inwestor wiedział już na wstępie, czy w Spółce dzieje się dobrze, czy źle. Warto pamiętać, że osoba odpowiedzialna za prowadzenie procesu inwestycyjnego z reguły poświęca mniej czasu na analizę Spółki, niż zespół odpowiedzialny za Badanie Due Diligence. W takim scenariuszu podstawowym pytaniem postawionym przy sporządzaniu raportu Due Diligence, powinno być: Jak najlepiej i najprościej przedstawić całościową sytuację Spółki w analizowanym obszarze?. powinno Dla drugiej ze wskazanych grup należy zapewnić informację analityczną, będącą podstawą dla wyciąganych wniosków. Dobrą praktyką w tym zakresie jest udostępniania ustrukturyzowanego zastawu kluczowych danych wykorzystywanych w toku Analizy Due Diligence – DataBook. Należy pamiętać, że z uwagi na cechy osobowościowe (dokładność, logika, skrupulatność) dla tego typu odbiorcy kluczowym elementem jest spójność przekazanych danych oraz audytowalności całego procesu analitycznego.

Due diligence, timing procesu inwestycyjnego

Od pierwszego kontaktu potencjalnego Inwestora ze Spółką może upłynąć wiele miesięcy, w trakcie których strony iteracyjnie ustalają warunki współpracy oraz potencjalnej inwestycji. 

Z uwagi na kosztochłonność Badania Due Diligence, nie ma sensu rozpoczynać tego procesu, przed formalną decyzją dotyczącą ogólnych warunków inwestycji. 

Formalnym dokumentem potwierdzającym wolę stron do przeprowadzenia inwestycji jest podpisanie dokumentu zwanego Term Sheet, który określa: warunki potencjalnej transakcji, ramy formalne procesu inwestycyjnego oraz zakładane ramy czasowe. 

Podpisany Term Sheet formalnie konstytuuje wolę stron do przeprowadzenia transakcji. Co więcej, może on zawierać kary wynikające z niewywiązania się stron z umownie przyjętych zapisów. Należy pamiętać, że dokument Term Sheet jest przygotowywany najczęściej przez wykwalifikowanego prawnika (najczęściej od strony Inwestora) i bazuje na domniemaniu, że obie strony są podmiotami profesjonalnymi (co biorąc pod uwagę etap rozwoju części startupów – jest założeniem na wyrost).

Z perspektywy Inwestora podpisany Term Sheet stanowi ostatni dzwonek do przygotowania procesu Badania Due Diligence, bowiem należy brać pod uwagę:

• dostępność terminów ekspertów odpowiedzialnych za Badanie Due Diligence,
• czas wymagany na przygotowanie wymaganych dokumentów przez Spółkę,
• długość procesu Badania Due Diligence, które może trwać od dwóch tygodni do nawet kilku miesięcy.

Okres pomiędzy podpisaniem Term Sheet, a finalnej umowy inwestycyjnej jest niezwykle angażujący po stronie spółki. W tym okresie osoby odpowiedzialne po stronie Spółki muszą:

• przygotować materiały dla Analizy Due Diligence,
• być dostępnym dla procesu wyjaśnień w ramach trwających prac,
• prowadzić ustalenia w zakresie finalnej umowy inwestycyjnej,
• przygotować dodatkowe materiały wymagane przez Inwestora, np. na komitet inwestycyjny.

Procesy te są o tyle problematyczne, że równolegle może być prowadzonych kilka Analiz Due Diligence obejmujących różne aspekty działania jednostki. Równoległe badania mogą wymagać zaangażowania tych samych osób po stronie Spółki.  Co więcej, często pojawia się również presja czasu. Ze strony Inwestora może to być np. konieczność zamknięcie inwestycji do określonego punktu w czasie. Natomiast ze strony Spółki np. brak wystarczającej poduszki płynnościowej umożliwiającej swobodne negocjacje. Nierzadko ograniczeniem są również umowne terminy wskazane w Term Sheet. Należy pamiętać, że w tym natłoku zadań musi się  również znaleźć miejsce na prowadzenie normalnego biznesu, który w idealnym świecie nie powinien cierpieć na toczących się procesach przekształceń właścicielskich.

Liczne ograniczenia czasowe i osobowe oraz domniemanie kompletnej i całościowej analizy sprawia, że procesy Due Diligence są niezwykle intensywne w aspekcie komunikacyjnym.

Podpisanie umowy inwestycyjnej zawsze poprzedzone jest zakończeniem i omówieniem kluczowych wniosków i ryzyk płynących ze wszystkich zleconych obszarów Analizy Due Diligence. 

Wnioski płynące z przeprowadzonego Badania Due Diligence nie tylko mają realny wpływ na zapisy umowy inwestycyjnej, oświadczenia składane przez Spółkę czy warunki inwestycji, lecz także  mogą podważyć sens przeprowadzania całej transakcji. W tym kontekście szybka, klarowna i jasna komunikacja kluczowych ryzyk (tzw. Red Flags) do potencjalnego Inwestora nie jest do przecenienia. Daje ona bowiem szansę na właściwą reakcję i wypracowania satysfakcjonującego rozwiązania na linii Inwestor-spółka-profesjonalni doradcy.

Tak jak zdarzają się procesy, gdzie presja czasowa na przeprowadzenie inwestycji jest duża, tak zdarzają się też takie, gdzie samo podpisanie umowy inwestycyjnej jest rozciągnięte w czasie (np. przedłużające się negocjacyjne, czy procesy korporacyjne po stronie Inwestora lub Spółki). W takim scenariuszu, dla części Inwestorów ważne jest, aby potwierdzić stan faktyczny na moment finalnego podpisania umowy inwestycyjnej, włącznie z realizacją ustalonych ze Spółką czynności naprawczych — Confirmatory Due Diligence.