Jakie dokumenty należy przygotować przed badaniem due diligence?

Dokumenty w obszarze STRATEGIA:

• Aktualna struktura Grupy oraz lista podmiotów powiązanych.
• Aktualna prezentacja Spółki / pitchdeck / biznesplan / memorandum informacyjne.
• Raporty zarządcze / inwestorskie za obecny i poprzedni rok.

Dokumenty w obszarze FINANSE:

• Długoterminowy model finansowy / prognozy finansowe.
• Budżet za ostatni i bieżący rok.
• Sprawozdanie finansowe (w tym spółek powiązanych, gdy występują).
• Zestawienie obrotów i sald historyczne i za ostatni zamknięty okres.
• Zapisy księgi głównej (najlepiej w formie JPK KR).
• Wiekowanie należności i zobowiązań w Excelu.
• Bilans i Rachunek wyników.
• Rejestr Środków Trwałych i WNIP.
• Rozliczenie wszelkich projektów grantowych/dotacyjnych wraz z przekazanymi raportami końcowym.
• Aktualna umowa spółki / Umowa Inwestycyjna.
  Aktualna Księga akcyjna /
• Księga udziałów.
• Listy płac.
• Deklaracje ZUS.

Dokumenty w obszarze PODATKI:

• Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach.
• Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS.
• Dane rejestrowe: potwierdzenie nadania NIP, VAT, VAT-UE,
• Rejestr zastawów skarbowych.
• Posiadane interpretacje indywidualne prawa podatkowego, wyroki WSA/NSA.
• Informacja o historycznych kontrolach wraz z protokołami.
• Wewnętrzna procedura raportowania schematów podatkowych oraz zgłoszone schematy podatkowe.
• Procedura weryfikacji kontrahentów w celu dochowania należytej staranności w VAT.
• Deklaracje VAT-7/VAT7(K), VAT-UE, JPK_VAT wraz z UPO.
  Rejestry VAT.
• Reprezentatywną próbę faktur zakupowych od unikalnych kontrahentów (skany faktur w PDF wraz ze skanem umowy).
• Reprezentatywną próbę faktur sprzedażowych od unikalnych kontrahentów (skany faktur w PDF wraz ze skanem umowy).
• Deklaracja CIT-8 wraz z UPO.
• Kalkulacja użyta do wyliczenia CIT (Excel).
• Kalkulacja użyta do wyliczenia zaliczek na CIT.
• Przejściówka pomiędzy wynikiem księgowym, a podatkowym.
• Informacje o innych podatkach/daninach opłacanych przez Spółkę.

Przedstawiona powyżej lista obejmuje podstawowe dane niezbędne do rozpoczęcia badania. W trakcie jego toku identyfikowane są kluczowe obszary wymagające pogłębionej analizy (np. wycena i rozliczenie projektów, transakcje z podmiotami powiązanymi, rozliczenie dotacji / ulgi podatkowej) i tym samym konieczne jest dostarczenie dodatkowych, szczegółowych danych, informacji i wyjaśnień.

Dobrą praktyką jest tworzenie folderów z danymi na dysku sieciowym zgodnie z numeracją poszczególnych punktów w przekazanej przez doradcę tabeli z zapotrzebowaniem na dane.

Doradcy z reguły rozpoczynają badania DD, gdy większość danych zostanie udostępniona na zasobie sieciowym. Z naszego doświadczenia kluczowym plikiem jest struktura JPK-KR, która umożliwia szczegółową analizę Zestawienia obrotów i sald oraz Zapisów księgowych (więcej informacji o tej strukturze znajdziecie w naszej wcześniejszej publikacji).

W naszych wcześniejszych wpisach mogliście znaleźć wiele praktycznych wskazówek jak przygotować optymalny plan kont pod kątem badania DD, a także jak przygotować księgi rachunkowe do finansowego due diligence. Lektura naszych publikacji pozwoli Wam kompleksowo przygotować się do badania, dzięki czemu due diligence będzie miało merytoryczny, produktywny charakter, z którego skorzystać będzie mogła również badana spółka.

Po rozpoczęciu due diligence, doradcy preferują udostępnianie brakujących / dodatkowych danych na bieżąco (zwlekanie z zamieszczaniem danych przez badany podmiot w celu przekazania jednorazowo dużej partii danych jest nieefektywne czasowo). Ustalenie kluczowych zasad współpracy z doradcą jest pomocne w celu zapewnienia szybkiej, sprawnej i bezproblemowej realizacji procesu due diligence.

Zachęcamy do śledzenia publikacji na naszym blogu, na którym w najbliższym czasie pojawi się wiele publikacji związanych z zarządzaniem finansami start-upu, czy wycenami.

Jeśli zależy Ci na profesjonalnym wsparciu księgowym podczas badania due diligence Twojej Alternatywnej Spółki Inwestycyjnej lub Fundacji Rodzinnej,  skontaktuj się z Genprox – liderem rynku obsługi finansowo-księgowej ASI.