Jakie dokumenty należy przygotować przed badaniem due diligence?

Przeprowadzenie badania due diligence wymaga istotnego zaangażowania po stronie badanego podmiotu. Najbardziej czasochłonne prace po stronie spółki obejmują gromadzenie danych i udzielanie wyjaśnień doradcom. Jakie dokumenty należy przygotować przed badaniem DD? W jaki sposób możemy zorganizować proces due diligence w celu zapewnienia sprawnego przebiegu badania? W niniejszym artykule odpowiadamy na te pytania, m.in. przedstawiając zakres niezbędnej do zgromadzenia dokumentacji. Zapraszamy do lektury.

Intensywność prac w trakcie całego procesu due diligence jest zróżnicowana. Po stronie badanego podmiotu istotne zaangażowanie wymagane jest już na początku procesu w związku z dostarczeniem obszernego zestawu danych.

Z dzisiejszej publikacji dowiecie się jakie dokumenty należy przygotować do badania due diligence.

W pierwszej kolejności badana spółka powinna zorganizować dysk sieciowy, na którym będą zamieszczane informację. Można skorzystać zarówno z własnej infrastruktury sieciowej, jak i dedykowanych rozwiązań zewnętrznych.

Zapotrzebowanie na informacje może się różnić w zależności od specyfiki pracy poszczególnych doradców. W poniższej tabeli przedstawiliśmy kluczowe dokumenty, które powinny zostać dostarczone w procesie finansowego due diligence.

Dokumenty w obszarze STRATEGIA:

Aktualna struktura Grupy oraz lista podmiotów powiązanych.
Aktualna prezentacja Spółki / pitchdeck / biznesplan / memorandum informacyjne.
Raporty zarządcze / inwestorskie za obecny i poprzedni rok.

Dokumenty w obszarze FINANSE:

Długoterminowy model finansowy / prognozy finansowe.
Budżet za ostatni i bieżący rok.
Sprawozdanie finansowe (w tym spółek powiązanych, gdy występują).
Zestawienie obrotów i sald historyczne i za ostatni zamknięty okres.
Zapisy księgi głównej (najlepiej w formie JPK KR).
Wiekowanie należności i zobowiązań w Excelu.
Bilans i Rachunek wyników.
Rejestr Środków Trwałych i WNIP.
Rozliczenie wszelkich projektów grantowych/dotacyjnych wraz z przekazanymi raportami końcowym.
Aktualna umowa spółki / Umowa Inwestycyjna.
Aktualna Księga akcyjna /
Księga udziałów.
Listy płac.
Deklaracje ZUS.

Dokumenty w obszarze PODATKI:

Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach.
Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS.
Dane rejestrowe: potwierdzenie nadania NIP, VAT, VAT-UE,
Rejestr zastawów skarbowych.
Posiadane interpretacje indywidualne prawa podatkowego, wyroki WSA/NSA.
Informacja o historycznych kontrolach wraz z protokołami.
Wewnętrzna procedura raportowania schematów podatkowych oraz zgłoszone schematy podatkowe.
Procedura weryfikacji kontrahentów w celu dochowania należytej staranności w VAT.
Deklaracje VAT-7/VAT7(K), VAT-UE, JPK_VAT wraz z UPO.
Rejestry VAT.
Reprezentatywną próbę faktur zakupowych od unikalnych kontrahentów (skany faktur w PDF wraz ze skanem umowy).
Reprezentatywną próbę faktur sprzedażowych od unikalnych kontrahentów (skany faktur w PDF wraz ze skanem umowy).
Deklaracja CIT-8 wraz z UPO.
Kalkulacja użyta do wyliczenia CIT (Excel).
Kalkulacja użyta do wyliczenia zaliczek na CIT.
Przejściówka pomiędzy wynikiem księgowym, a podatkowym.
Informacje o innych podatkach/daninach opłacanych przez Spółkę.

Przedstawiona powyżej lista obejmuje podstawowe dane niezbędne do rozpoczęcia badania. W trakcie jego toku identyfikowane są kluczowe obszary wymagające pogłębionej analizy (np. wycena i rozliczenie projektów, transakcje z podmiotami powiązanymi, rozliczenie dotacji / ulgi podatkowej) i tym samym konieczne jest dostarczenie dodatkowych, szczegółowych danych, informacji i wyjaśnień.

Dobrą praktyką jest tworzenie folderów z danymi na dysku sieciowym zgodnie z numeracją poszczególnych punktów w przekazanej przez doradcę tabeli z zapotrzebowaniem na dane.

Doradcy z reguły rozpoczynają badania DD, gdy większość danych zostanie udostępniona na zasobie sieciowym. Z naszego doświadczenia kluczowym plikiem jest struktura JPK-KR, która umożliwia szczegółową analizę Zestawienia obrotów i sald oraz Zapisów księgowych (więcej informacji o tej strukturze znajdziecie w naszej wcześniejszej publikacji).

W naszych wcześniejszych wpisach mogliście znaleźć wiele praktycznych wskazówek jak przygotować optymalny plan kont pod kątem badania DD, a także jak przygotować księgi rachunkowe do finansowego due diligence. Lektura naszych publikacji pozwoli Wam kompleksowo przygotować się do badania, dzięki czemu due diligence będzie miało merytoryczny, produktywny charakter, z którego skorzystać będzie mogła również badana spółka.

Po rozpoczęciu due diligence, doradcy preferują udostępnianie brakujących / dodatkowych danych na bieżąco (zwlekanie z zamieszczaniem danych przez badany podmiot w celu przekazania jednorazowo dużej partii danych jest nieefektywne czasowo). Ustalenie kluczowych zasad współpracy z doradcą jest pomocne w celu zapewnienia szybkiej, sprawnej i bezproblemowej realizacji procesu due diligence.

Zachęcamy do śledzenia publikacji na naszym blogu, na którym w najbliższym czasie pojawi się wiele publikacji związanych z zarządzaniem finansami start-upu, czy wycenami.

Jeśli zależy Ci na profesjonalnym wsparciu księgowym podczas badania due diligence Twojej Alternatywnej Spółki Inwestycyjnej lub Fundacji Rodzinnej, skontaktuj się z Genprox – liderem rynku obsługi finansowo-księgowej ASI.