Przeprowadzenie badania due diligence wymaga istotnego zaangażowania po stronie badanego podmiotu. Najbardziej czasochłonne prace po stronie spółki obejmują gromadzenie danych i udzielanie wyjaśnień doradcom. Jakie dokumenty należy przygotować przed badaniem DD? W jaki sposób możemy zorganizować proces due diligence w celu zapewnienia sprawnego przebiegu badania? W niniejszym artykule odpowiadamy na te pytania, m.in. przedstawiając zakres niezbędnej do zgromadzenia dokumentacji. Zapraszamy do lektury.
Intensywność prac w trakcie całego procesu due diligence jest zróżnicowana. Po stronie badanego podmiotu istotne zaangażowanie wymagane jest już na początku procesu w związku z dostarczeniem obszernego zestawu danych.
Z dzisiejszej publikacji dowiecie się jakie dokumenty należy przygotować do badania due diligence.
W pierwszej kolejności badana spółka powinna zorganizować dysk sieciowy, na którym będą zamieszczane informację. Można skorzystać zarówno z własnej infrastruktury sieciowej, jak i dedykowanych rozwiązań zewnętrznych.
Zapotrzebowanie na informacje może się różnić w zależności od specyfiki pracy poszczególnych doradców. W poniższej tabeli przedstawiliśmy kluczowe dokumenty, które powinny zostać dostarczone w procesie finansowego due diligence.
Dokumenty w obszarze STRATEGIA:
- Aktualna struktura Grupy oraz lista podmiotów powiązanych.
- Aktualna prezentacja Spółki / pitchdeck / biznesplan / memorandum informacyjne.
- Raporty zarządcze / inwestorskie za obecny i poprzedni rok.
Dokumenty w obszarze FINANSE:
- Długoterminowy model finansowy / prognozy finansowe.
- Budżet za ostatni i bieżący rok.
- Sprawozdanie finansowe (w tym spółek powiązanych, gdy występują).
- Zestawienie obrotów i sald historyczne i za ostatni zamknięty okres.
- Zapisy księgi głównej (najlepiej w formie JPK KR).
- Wiekowanie należności i zobowiązań w Excelu.
- Bilans i Rachunek wyników.
- Rejestr Środków Trwałych i WNIP.
- Rozliczenie wszelkich projektów grantowych/dotacyjnych wraz z przekazanymi raportami końcowym.
- Aktualna umowa spółki / Umowa Inwestycyjna.
Aktualna Księga akcyjna / - Księga udziałów.
- Listy płac.
- Deklaracje ZUS.
Dokumenty w obszarze PODATKI:
- Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach.
- Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS.
- Dane rejestrowe: potwierdzenie nadania NIP, VAT, VAT-UE,
- Rejestr zastawów skarbowych.
- Posiadane interpretacje indywidualne prawa podatkowego, wyroki WSA/NSA.
- Informacja o historycznych kontrolach wraz z protokołami.
- Wewnętrzna procedura raportowania schematów podatkowych oraz zgłoszone schematy podatkowe.
- Procedura weryfikacji kontrahentów w celu dochowania należytej staranności w VAT.
- Deklaracje VAT-7/VAT7(K), VAT-UE, JPK_VAT wraz z UPO.
Rejestry VAT. - Reprezentatywną próbę faktur zakupowych od unikalnych kontrahentów (skany faktur w PDF wraz ze skanem umowy).
- Reprezentatywną próbę faktur sprzedażowych od unikalnych kontrahentów (skany faktur w PDF wraz ze skanem umowy).
- Deklaracja CIT-8 wraz z UPO.
- Kalkulacja użyta do wyliczenia CIT (Excel).
- Kalkulacja użyta do wyliczenia zaliczek na CIT.
- Przejściówka pomiędzy wynikiem księgowym, a podatkowym.
- Informacje o innych podatkach/daninach opłacanych przez Spółkę.
Przedstawiona powyżej lista obejmuje podstawowe dane niezbędne do rozpoczęcia badania. W trakcie jego toku identyfikowane są kluczowe obszary wymagające pogłębionej analizy (np. wycena i rozliczenie projektów, transakcje z podmiotami powiązanymi, rozliczenie dotacji / ulgi podatkowej) i tym samym konieczne jest dostarczenie dodatkowych, szczegółowych danych, informacji i wyjaśnień.
Dobrą praktyką jest tworzenie folderów z danymi na dysku sieciowym zgodnie z numeracją poszczególnych punktów w przekazanej przez doradcę tabeli z zapotrzebowaniem na dane.
Doradcy z reguły rozpoczynają badania DD, gdy większość danych zostanie udostępniona na zasobie sieciowym. Z naszego doświadczenia kluczowym plikiem jest struktura JPK-KR, która umożliwia szczegółową analizę Zestawienia obrotów i sald oraz Zapisów księgowych (więcej informacji o tej strukturze znajdziecie w naszej wcześniejszej publikacji).
W naszych wcześniejszych wpisach mogliście znaleźć wiele praktycznych wskazówek jak przygotować optymalny plan kont pod kątem badania DD, a także jak przygotować księgi rachunkowe do finansowego due diligence. Lektura naszych publikacji pozwoli Wam kompleksowo przygotować się do badania, dzięki czemu due diligence będzie miało merytoryczny, produktywny charakter, z którego skorzystać będzie mogła również badana spółka.
Po rozpoczęciu due diligence, doradcy preferują udostępnianie brakujących / dodatkowych danych na bieżąco (zwlekanie z zamieszczaniem danych przez badany podmiot w celu przekazania jednorazowo dużej partii danych jest nieefektywne czasowo). Ustalenie kluczowych zasad współpracy z doradcą jest pomocne w celu zapewnienia szybkiej, sprawnej i bezproblemowej realizacji procesu due diligence.
Zachęcamy do śledzenia publikacji na naszym blogu, na którym w najbliższym czasie pojawi się wiele publikacji związanych z zarządzaniem finansami start-upu, czy wycenami.
Jeśli zależy Ci na profesjonalnym wsparciu księgowym podczas badania due diligence Twojej Alternatywnej Spółki Inwestycyjnej lub Fundacji Rodzinnej, skontaktuj się z Genprox – liderem rynku obsługi finansowo-księgowej ASI.
Skontaktuj się z nami
![](https://genprox.com/wp-content/uploads/2024/02/Konrad-Szutenbach_.png)
Konrad Szutenbach
Manager ds. Analiz Biznesowych
Mail: konrad.szutenbach@genprox.com
Tel. +48 782 074 362
![Dariusz Landsberg](https://genprox.com/wp-content/uploads/2021/12/DariuszLandsberg.png)
Dariusz Landsberg, FCCA nr 1144936
Dyrektor zarządzający
Mail: dariusz.landsberg@genprox.com
Tel. +48 603 413 133