E-doręczenia- listy polecone w nowoczesnym wydaniu

Od Nowego Roku dla wielu grup podmiotów obowiązkowe stanie się posiadanie skrzynki do e-doręczeń. To innowacyjny i bezpieczny sposób przesyłania dokumentów w formie elektronicznej, który w ostatnich latach zyskuje coraz większe znaczenie. Został stworzony, aby usprawnić procesy wymiany informacji między obywatelami, instytucjami publicznymi oraz firmami, oferując jednocześnie większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawa. W dobie postępującej cyfryzacji oraz rosnących wymagań w zakresie szybkości i bezpieczeństwa wymiany informacji, e-doręczenia stają się kluczowym elementem nowoczesnej komunikacji. Choć obowiązek jest wprowadzany stopniowo, warto działać już teraz! W niniejszym artykule przyjrzymy się temu, czym są e-doręczenia, jakie przynoszą korzyści oraz jakie zmiany wprowadza ich upowszechnienie.

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń będzie stopniowo wprowadzany dla różnych grup podmiotów.

Harmonogram – od kiedy e-doręczenia 

Harmonogram wdrażania tego obowiązku przedstawia się następująco:

Od 1 stycznia 2025 roku:

• • Nowo rejestrowane podmioty: Wszystkie podmioty niepubliczne, w tym przedsiębiorcy, rejestrujący działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), będą zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń już w momencie rejestracji.
  • Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego: Adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, notariusze oraz rzecznicy patentowi będą musieli korzystać z e-doręczeń od tego dnia.
  • Podmioty publiczne: między innymi organy administracji państwowej, ZUS, NFZ

Od 1 kwietnia 2025 roku:

• • Podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku: Wszystkie spółki prawa handlowego i inne podmioty wpisane do KRS przed tą datą będą zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń. ZASI/ASI od 1 kwietnia 2025 roku musi posiadać skrzynkę e-doręczeń.

Szczegółowy harmonogram ze spisem podmiotów jest dostępny na stronie

Harmonogram – e-Doręczenia – Portal Gov.pl

Warto zauważyć, że choć obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń będzie wprowadzany stopniowo, już teraz przedsiębiorcy i obywatele mogą zakładać i aktywować swoje skrzynki, co umożliwi sprawniejszą komunikację z administracją publiczną. Dla osób fizycznych posiadanie skrzynki do e-doręczeń nie jest obowiązkowe, ale może znacznie ułatwić i przyspieszyć korespondencję z urzędami.  

Dla naszych obecnych i przyszłych Klientów oferujemy również wsparcie i w tym procesie. Nasz zespół już przetestował funkcjonalności jakie oferuje system e-doręczeń.

Założenie skrzynki jest bezpłatne i zajmuje około 3 minuty. Skrzynkę e-doręczeń można założyć na stronie gov.pl

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to forma przekazywania dokumentów elektronicznych, która umożliwia potwierdzenie wysłania oraz odbioru wiadomości. Mają one moc prawną, co oznacza, że dokumenty przesłane w ten sposób są traktowane na równi z dokumentami doręczonymi w formie papierowej. Usługa ta jest szczególnie przydatna w kontaktach z administracją publiczną, wymiarem sprawiedliwości czy w biznesie.

Zalety e-doręczeń

1. Bezpieczeństwo: Przesyłki elektroniczne są szyfrowane, co minimalizuje ryzyko dostępu do treści przez osoby niepowołane.
2. Prawna skuteczność: Potwierdzenie wysłania i doręczenia stanowi dowód, który może być użyty w postępowaniach prawnych i administracyjnych.
3. Oszczędność czasu i pieniędzy: Eliminacja tradycyjnej poczty redukuje koszty i przyspiesza procesy komunikacyjne.
4. Dostępność: Usługi są łatwo dostępne przez internet, co pozwala na wygodne korzystanie z nich z dowolnego miejsca.
5. Ekologiczność: Zmniejszenie zużycia papieru i energii potrzebnej do transportu przesyłek tradycyjnych.

Jak działają e-doręczenia?

Proces e-doręczeń rozpoczyna się od zarejestrowania użytkownika w systemie usług zaufania. Następnie, za pośrednictwem odpowiedniej platformy, nadawca przesyła dokument elektroniczny, który jest szyfrowany i opatrzony odpowiednim certyfikatem. Po odbiorze dokumentu przez adresata system generuje potwierdzenie doręczenia, które ma moc prawną.

Zastosowania e-doręczeń

• Administracja publiczna: Wysyłanie decyzji administracyjnych, wezwań, zaświadczeń czy powiadomień do obywateli.
• Sądownictwo: Elektroniczne doręczanie pism procesowych, zawiadomień o rozprawach czy orzeczeń.
• Biznes: Przesyłanie faktur, umów oraz innych dokumentów wymagających potwierdzenia odbioru.
• Osoby prywatne: Załatwianie spraw urzędowych bez konieczności odwiedzania placówek administracyjnych.

E-doręczenia podstawy prawne

W Unii Europejskiej e-doręczenia są regulowane przez rozporządzenie eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Zapewnia ono wspólną podstawę prawną dla usług zaufania w całej UE, umożliwiając ich wzajemne uznawanie między państwami członkowskimi. Polskie regulacje są również oparte na wspomnianym rozporządzeniu.