Jak zmienić biuro rachunkowe – 10 rzeczy, które musi wiedzieć dyrektor finansowy

Przedsiębiorstwo decydując się na przekazanie ksiąg rachunkowych do zewnętrznego biura rachunkowego ma na celu optymalizację procesu oraz uzyskanie korzyści ekonomicznych wynikających z ekonomii skali. Często zdarza się, że nawet duże biura rachunkowe nie są w stanie zapewnić jakości obsługi, którą klient zakładał w momencie przekazania ksiąg na zewnątrz.

Wadliwość ksiąg rachunkowych, błędy w kalkulacjach podatkowych, brak należytej jakości obsługi klienta w połączeniu z ograniczonym dostępem do danych finansowych to przesłanki dla Dyrektora Finansowego i Zarządu, aby zastanowić się nad zmianą firmy księgowej.

Bazując na blisko 15 letnich doświadczeniach w księgowości przedstawiamy 10 kluczowych obszarów, które Dyrektor Finansowy wraz z Zarządem muszą uwzględnić decydując się na zmianę firmy księgowej:

1. Okres wypowiedzenia obecnej umowy na prowadzenie ksiąg. Decydując się na zmianę biura rachunkowego należy rozplanować w czasie proces tak, aby zapewnić kontynuację obsługi księgowej. W przypadku 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia nie stanowi to większego problemu, ponieważ organizacja migracji do nowej firmy księgowej i odtworzenie kluczowych procesów powinny zmieścić się właśnie w tym czasie. Natomiast gdy umowa zawiera 3-miesięczny okres wypowiedzenia kluczowe staje się zadbanie o relację z obecnym biurem rachunkowym tak, aby wypowiadając umowę nie narazić się na opieszałość jego pracowników przez kolejne 3 miesiące współpracy.

2. Najlepszy moment na przeniesienie ksiąg do nowego biura rachunkowego. Przedsiębiorca ma pełną dowolność w podjęciu decyzji kiedy zmienić biuro rachunkowe, jednak naturalnym i najlepszym momentem będzie przełom roku obrotowego. Daje to pewność przedsiębiorcy, że za przygotowanie sprawozdania finansowego i roczne deklaracje podatkowe odpowiadać będzie jedna, a nie dwie firmy księgowe. Przejście do nowej firmy księgowej od początku nowego roku obrotowego znacznie upraszcza proces dla samej firmy księgowej, dlatego wycena set-up fee powinna być niższa niż w przypadku przejęcia księgowości w ciągu roku obrotowego.
   
   
3. Katalog procesów księgowych i statyki prowadzone przez obecne biuro rachunkowe. Przejście do nowej firmy księgowej wiąże się z przygotowaniem pełnego katalogu procesów i statyk. Proces ten będzie tym łatwiejszy, im rzetelniej przedsiębiorstwo utrzymywało kontrolę nad nimi. Jeśli model współpracy z biurem rachunkowym był taki, że po stronie klienta nie było należytego nadzoru (ze strony Dyrektora Finansowego lub Controllera Finansowego), to niewątpliwie należy zacząć od skatalogowania kluczowych procesów i zestawienia statyk (plan kont syntetycznych i analitycznych, miejsca powstawania kosztów i przychodów, struktura organizacyjna, struktura regionalna itd.). Doświadczenia Genprox wskazują na to, że warto mieć ten etap za sobą zanim zakomunikuje się obecnej firmie księgowej chęć rozstania.
   
   
4. Specyfika i złożoność Twojego biznesu vs. specjalizacja nowego biura rachunkowego. Przyjmując zasadę Pareto ok. 80% Twoich procesów księgowych to powtarzalne i dobrze znane standardowe procedury, które znakomita większość firm księgowych jest w stanie odtworzyć i rzetelnie prowadzić. Natomiast rzecz rozchodzi się o pozostałe 20% procesów, które są specyficzne dla Twojej organizacji (np. wykorzystanie skomplikowanych instrumentów finansowych, raportowanie grupowe, system controllingu wymagający szczególnej granulacji danych, rozliczanie dofinansowania, wykorzystanie platformy płatniczej Paypal, platformy walutowe do zabezpieczania ryzyka walutowego). Wszystkie te procesy powinny być drobiazgowo skatalogowane i omówione na etapie wyboru nowej firmy księgowej.
   
   
5. System finansowy, na którym pracuje nowe biuro rachunkowe. Oczywistym jest fakt, że klient biura rachunkowego po to outsourcuje proces aby nie wykonywać go osobiście. Jednak współczesne systemy księgowe dają możliwość podziału na moduł transakcyjny (ten w rękach pracowników biura rachunkowego) oraz moduł analityczny/managerski/pracowniczy (pulpit managera i portal pracownika dające możliwość podglądu i interakcji z biurem rachunkowym 24h na dobę). Wybór właściwego systemu finansowo-księgowego jest również kluczowy z perspektywy wolumenu danych w nim przechowywanych, struktury oddziałowej oraz grupowej, możliwości integracji z wewnętrznymi systemami przedsiębiorstwa. Dlatego kluczowe jest aby na etapie wyboru firmy księgowej stworzyć katalog wymogów, które system biura rachunkowego musi spełnić.
   
   
6. Kompetencje merytoryczne pracowników nowego biura rachunkowego. Istotne jest aby przed dokonaniem wyboru nowej firmy księgowej zweryfikować kwalifikacje jej pracowników i osób zarządzających. Od momentu deregulacji zawodu księgowego dokonanej Ustawą o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych z 9 maja 2014 r. usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych może zajmować się każdy kto posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie był karany za przestępstwa gospodarcze lub związane z księgowością albo podatkami. Warto aby firma księgowa dysponowała potencjałem do przejęcia wszystkich procesów – jest to potencjał organizacyjny i ludzki (doświadczenie w tego typu transakcjach, kwalifikacje zawodowe potwierdzone certyfikatem Biegłego Rewidenta, ACCA lub CFA).
   
   
7. Komunikatywność i profesjonalizm pracowników nowego biura rachunkowego. Robiąc przegląd rynku firm księgowych już na wstępnym etapie warto zwrócić uwagę jak prowadzona jest komunikacja, czy jedynie kompetentnymi osobami w firmie są jej partnerzy, czy może starsi oraz samodzielni księgowi również potrafią prowadzić profesjonalną komunikację z potencjalnym klientem i ustosunkowywać się do zadawanych pytań prezentując jednocześnie swoje kompetencje. Nie bez znaczenia jest znajomość języków obcych jeśli zależy nam również na raportowaniu grupowym do zagranicznej centrali. W samym projekcie umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych opłaca się ująć czas reakcji biura rachunkowego tak, aby w przyszłości nie polemizować z księgowymi co do ich obowiązku dostarczania nam danych, raportów i wyjaśnień ad-hoc. Jeśli już na wstępnym etapie przeglądu rynku, kiedy to najbardziej powinno firmie księgowej zależeć na pozyskaniu klienta mamy wątpliwości co do terminowości i rzetelności uzyskanej informacji zwrotnej, to trzeba się mocno zastanowić jak ta współpraca będzie się układała dalej.
   
   
8. Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego za całościowy proces. Decydując się na wybór nowej firmy księgowej należy pamiętać, że celem samym w sobie nie jest prowadzenie rozliczeń podatkowych i księgowości, lecz zagwarantowanie klientowi bezpieczeństwa i optymalnego wsparcia dla całej funkcji finansów tj. przygotowanie sprawozdań finansowych, które rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami ustawy i przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości oraz takie prowadzenie ksiąg które umożliwia poprawne wyliczenie zobowiązań podatkowych jednostki. Nie bez znaczenia dla średnich i dużych podmiotów pozostaje wsparcie w obszarze raportowania grupowego i rachunkowości zarządczej. Z naszych wieloletnich doświadczeń wynika, że zwłaszcza ten ostatni obszar nie zawsze traktowany jest z należytą uwagą przez firmy księgowe.
   
   
9. Wsparcie Klienta oraz jego rzetelna reprezentacja. Standardem na rynku jest nadanie pełnomocnictwa pracownikom biura rachunkowego tak, aby mogli oni reprezentować podatnika przez Urzędem Skarbowym. Od 1 lipca 2016 r. płatnik może wyznaczyć jako pełnomocnika ogólnego biuro rachunkowe lub doradcę podatkowego, którego upoważni do działania w swoim imieniu we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Z naszych doświadczeń wynika, że nawet w przypadku przekazania pełnej kalkulacji podatków do firmy księgowej warto pozostawić w firmie ostateczną weryfikację kalkulacji (sprawdzenie rejestrów VAT, przejście przez kalkulację zaliczki na podatek dochodowy wraz z analizą pozycji KUP i NKUP).
   
   
10. Wycena usług. Z reguły firmy księgowe przyjmują formułę wynagrodzenia tak, że na początku współpracy nakładana jest jednorazowa opłata (set-up fee) oraz standardowa miesięczna opłata uzależniona od liczby dokumentów księgowych (np. do 50 dokumentów – kwota XX, od 51 do 100 dokumentów – kwota YY). Dodatkowe opłaty za np. sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego z reguły definiowane są jako krotność standardowej opłaty miesięcznej. Wycenę wszelkich pozostałych niestandardowych usług firmy księgowe definiują jako opłatę godzinową za czas pracy konsultantów/księgowych/managerów zaangażowanych w projekt. Mając powyższe na uwadze warto zestawić otrzymane wyceny z biur rachunkowych tak, aby znając skalę i złożoność naszego biznesu być w stanie oszacować całościowy koszt usług księgowo-podatkowych.