Jak e-Doręczenia i e-Urząd Skarbowy ułatwiają prowadzenie firmy?

W dobie cyfryzacji administracji publicznej polskie firmy zyskują nowe narzędzia usprawniające kontakt z urzędami. e-Doręczenia i e-Urząd Skarbowy to rozwiązania, które eliminują papierową korespondencję i konieczność osobistych wizyt w urzędach, placówkach publicznych, wprowadzając przedsiębiorstwa w nową erę komunikacji elektronicznej.

Dzięki e-Doręczeniom przedsiębiorcy mogą wysyłać i odbierać oficjalne pisma w formie cyfrowej, co ma taką samą moc prawną jak tradycyjne listy polecone z potwierdzeniem odbioru. e-Urząd Skarbowy umożliwia natomiast sprawne załatwianie spraw podatkowych online, zapewniając wygodny dostęp do dokumentów i komunikacji z administracją skarbową.

Te zmiany nie tylko przyspieszają procesy administracyjne, ale także redukują koszty, zwiększają efektywność działania firm i pozwalają skupić się na rozwoju biznesu zamiast na biurokracji.

Warto również zaznaczyć, że zgodnie z harmonogramem wdrażania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, od 1 kwietnia 2025 roku usługa e-Doręczeń stanie się obowiązkowa dla określonych podmiotów niepublicznych, w tym dla zarządzających alternatywnymi spółkami inwestycyjnymi (ZASI) oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych (ASI). Oznacza to, że te podmioty będą zobligowane do korzystania z e-Doręczeń w komunikacji z administracją publiczną, co dodatkowo usprawni obieg dokumentów i przyczyni się do pełnej cyfryzacji procesów administracyjnych.

Czym różnią się e-doręczenia od usługi e-urzędu skarbowego?

Mimo że zarówno e-Doręczenia, jak i e-Urząd Skarbowy ułatwiają komunikację z administracją, pełnią różne funkcje i mają odrębne zastosowania. Podczas gdy e-Doręczenia są obowiązkowe dla określonych podmiotów i służą ogólnej cyfryzacji korespondencji urzędowej, e-Urząd Skarbowy pozostaje opcjonalnym narzędziem usprawniającym kontakt podatników z organami skarbowymi.

e-Doręczenia:

• System do bezpiecznej, elektronicznej wymiany korespondencji między przedsiębiorcami a urzędami.
• Zastępuje tradycyjne listy polecone z potwierdzeniem odbioru
• Służy do komunikacji z wieloma instytucjami publicznymi, nie tylko z urzędem skarbowym.
• Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązkowe dla określonych podmiotów, w tym ZASI i ASI.

e-Urząd Skarbowy:

• Dedykowana platforma do obsługi spraw podatkowych.
• Umożliwia składanie deklaracji, dostęp do dokumentów podatkowych i kontakt z Krajową Administracją Skarbową.
• Służy wyłącznie do spraw podatkowych i obsługi relacji z urzędami skarbowymi.
• Jest opcjonalnym narzędziem, ale znacząco ułatwia obsługę zobowiązań podatkowych.

Jak uzyskać dostęp do e-Doręczeń oraz e-Urzędu Skarbowego?

Skrzynka e-Doręczeń jest przypisana do podmiotu (firmy), a nie do konkretnej osoby. Za rejestrację skrzynki odpowiada osoba uprawniona do reprezentacji firmy, np. członek zarządu w spółce kapitałowej, wspólnik w spółce osobowej lub właściciel w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie każdy pracownik może samodzielnie założyć skrzynkę – musi to zrobić osoba umocowana do działania w imieniu firmy.

Kto może uzyskać dostęp do e-Doręczeń w firmie?

• Po założeniu skrzynki firmowej można nadawać uprawnienia innym osobom, np. pracownikom działu prawnego, księgowego czy administracyjnego.
• Dostęp można nadać jako:
  • Administrator – osoba zarządzająca skrzynką i uprawnieniami innych użytkowników.
  • Użytkownik – osoba mogąca odbierać i wysyłać korespondencję w imieniu firmy.

Ze względu na to, że korespondencja trafiająca na skrzynkę e-doręczeń jest wiążąca a czas na jej odbiór wynosi 14 dni warto dobrze przemyśleć, kto z organizacji będzie miał dostęp do skrzynki tak, aby prawidłowo zarządzać obiegiem dokumentacji.

W e-Urzędzie Skarbowym nie ma jednej firmowej skrzynki – każdy użytkownik loguje się indywidualnie. W przypadku firm i organizacji dostęp do e-Urzędu Skarbowego nie jest automatyczny i wymaga złożenia wniosku o dostęp do konta organizacji  Uprawnienia są przypisywane do indywidualnego użytkownika i powiązane z jego kontem np. na ePUAP.

• Uprawnienia są przypisywane do konkretnej osoby i jej konta np. w ePUAP.
• Nie każdy pracownik może uzyskać dostęp – firma wskazuje uprawnione osoby.
• Po przyznaniu dostępu można składać deklaracje, odbierać korespondencję i zarządzać sprawami podatkowymi firmy online (należy pamiętać, że wniosek o dostęp do konta organizacji musi być podpisany przez reprezentację podmiotu)

Więcej informacji oraz wzór wniosku jest dostępny https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/konto-organizacji/przyznanie-dostepu-do-konta-organizacji/

Co zyskuje ZASI/ASI, korzystając z e-Doręczeń i e-Urzędu Skarbowego?

Dla zarządzających alternatywnymi spółkami inwestycyjnymi (ZASI) oraz alternatywnych spółek inwestycyjnych (ASI) cyfryzacja komunikacji z administracją publiczną oznacza liczne korzyści operacyjne i zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Korzyści z e-Doręczeń dla ZASI/ASI

1. Obowiązkowy system doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.

• ZASI i ASI objęte są obowiązkiem posiadania e-Doręczeń
• Korzystanie z e-Doręczeń zapewnia zgodność z przepisami prawa i unika ryzyka sankcji.

2. Automatyczna i bezpieczna komunikacja z urzędami

• Wszystkie pisma urzędowe (np. z KNF, KAS, GUS, ZUS) są dostarczane cyfrowo, co eliminuje konieczność odbioru tradycyjnej korespondencji poleconej.
• System zapewnia pełne potwierdzenie odbioru, co ma taką samą moc prawną jak list polecony z potwierdzeniem odbioru.

3. Skrócenie czasu załatwiania spraw urzędowych

• Brak opóźnień związanych z pocztą tradycyjną – dokumenty są natychmiast dostępne w systemie.
• Możliwość szybszej reakcji na wezwania i decyzje administracyjne.

4. Zmniejszenie kosztów administracyjnych

• Brak wydatków na przesyłki polecone.
• Mniej pracy biurowej związanej z zarządzaniem dokumentacją papierową.

5. Większa kontrola nad dokumentacją

• Wszystkie wiadomości są przechowywane cyfrowo i mogą być łatwo wyszukiwane oraz archiwizowane.
• Mniejsze ryzyko zagubienia dokumentów.

Korzyści z e-Urzędu Skarbowego dla ZASI/ASI

1. Szybszy dostęp do informacji podatkowych

• Możliwość bieżącego monitorowania rozliczeń podatkowych ASI.
• Łatwy dostęp do historii deklaracji podatkowych i wpłat.

2. Elektroniczne składanie deklaracji i wniosków

• Możliwość składania dokumentów (np. VAT, CIT, PIT, JPK) bez konieczności wizyty w urzędzie skarbowym.
• Przyspieszenie obiegu dokumentów i ograniczenie formalności.

3. Bezpieczna komunikacja z Krajową Administracją Skarbową (KAS)

• Elektroniczna wymiana korespondencji, np. w zakresie interpretacji podatkowych czy postępowań kontrolnych.
• Możliwość sprawnego przesyłania wyjaśnień do urzędów skarbowych.

4. Możliwość nadania dostępu pełnomocnikom i księgowym

• Zarząd ZASI/ASI może przyznać dostęp do konta e-Urzędu Skarbowego np. biuru rachunkowemu, co pozwala na bezpośrednią obsługę podatkową przez upoważnione osoby.
• Pełna kontrola nad dostępem i zarządzaniem uprawnieniami.

5. Redukcja papierowej dokumentacji i kosztów operacyjnych

• Brak konieczności drukowania, wysyłania i przechowywania dokumentów w wersji papierowej.
• Zmniejszenie kosztów obsługi księgowej i administracyjnej.

Podsumowanie

Wprowadzenie e-Doręczeń oraz e-Urzędu Skarbowego stanowi istotny krok w cyfryzacji komunikacji między biznesem a administracją publiczną. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r. dla podmiotów takich jak ZASI i ASI zapewnia zgodność z przepisami oraz usprawnia wymianę dokumentów. Dzięki temu organizacje mogą liczyć na szybsze i bezpieczniejsze przekazywanie informacji, redukcję kosztów operacyjnych oraz lepszą kontrolę nad dokumentacją. Z kolei e-Urząd Skarbowy umożliwia sprawne zarządzanie sprawami podatkowymi, elektroniczne składanie deklaracji oraz bieżący dostęp do informacji finansowych, co przekłada się na efektywniejsze funkcjonowanie spółki w dynamicznym środowisku biznesowym.